文書管理規程
第 1 条（目的）
この規程は、特定非営利活動法人5years（以下「この法人」という。）における文書の保存および管理に関し必要な事項を定めるものとする。
第 2 条（文書の範囲）
この規程は、業務上作成または取得されたすべての文書（記録媒体を問わず、電磁的記録も含む）に適用する。
第 3 条（区分）
文書は次の通り区分するものとする。
（１） 法定保存文書等
- 法令により作成・保存を義務付けられている文書
理事会の決定事項・報告事項・議事録、および計算書類、会計帳簿、その他法令で作成・保存を義務付けられている文書 - 契約書・覚書
- 上記１、２以外の重要文書で、理事長が一定期間、保存が必要と定めたもの
（２） 機密文書等
- 理事会など重要な会議の議事で、職務上これを取り扱う関係者以外に公表を許さないもの
- 契約・覚書で当事者以外に公表することを禁じられているもの
（３） 一般文書
本条（１）（２）に当たらないその他の文書
第 4 条（法定保存文書等の管理・保存）
- この法人は、理事長の指導のもと、法定保存文書類を適切に管理しなければならない。
- 法定保存文書等の保存期間は別紙の通りとする。文書の保存期間は、法令その他特別の定めのある場合のほか、帳簿はその閉鎖の時、その他の文書は作成または取得の時から起算するものとする。
- 法定保存文書等は、文書名、保存期間、保存の始期および終期、その他文書保存に必要な事項を明らかにして保存しなければならない。法令に定めがある場合は、電磁的記録により保存することを認める。
- 理事長指導の下、法定保存文書等を一覧表にまとめた保存文書記録を作成しなければならない。保存文書記録には、文書名、保存期間、保存の始期および終期、保存方法、保存場所、その他文書保存に必要な事項を明記するものとする。
- 理事長は、保存文書記録が定期的に更新され、法定保存文書等が適切に管理されているかどうか確認する責を負う。
第 5 条（機密文書等定の管理・保存）
理事長は、機密文書等を当事者以外にみられないような場所に保管し、適切に管理しなければならない。
第 6 条（一般文書の管理・保存）
役職員は、理事長の指示のもと、一般文書をその種類に応じて適切に管理しなければならない。
第７条（決裁手続き）
- 文書の起案は、役職員が行うものとする。
- 前項の規定により起案した文書（以下「起案文書」という。）は、理事長の決裁を受けるものとする。
- 起案文書は、作成日時、内容等を示した文書（電子文書を含む）を用いて決裁手続を執るものとする。
- 前項に定めるところにより理事長及び理事会の決裁を経た起案文書については、事務局において保管する。
第８条（廃棄）
保存期間を経過した法定保存文書等について、理事長決裁を経たうえで、当該文書の内容を考慮して、焼却、裁断など適切な方法で処分するものとする。廃棄終了後は、保存文書記録に廃棄年月日を記入しなければならない。
第９条（改廃）
この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。
（各文書及び保存期間）
| 文書名 | 保存期間 |
|---|---|
| １．法令等により作成・保存を義務付けられている⽂書 | |
| 理事会決定事項・報告事項・議事録 | 10 年間 |
| 会計帳簿・計算書類 | 10 年間 |
| その他法令保存⽂書 | 各法令による |
| ２．⼈事関係⽂書 | |
| 辞令・労働契約書・社会保険関係 | 5 年間 |
| ３．契約書・覚書（⼈事関係を除く） | |
| 契約書・覚書 | 5 年間 |
| ４．上記１から３以外の重要⽂書 | |
| その他の重要⽂書 | 理事長が定める |